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はじめに：BCP策定の全体像
これまでの記事で、BCP（事業継続計画）の重要性やリスクの洗い出しと優先順位付けの方法について解説してきました。本記事では、それらを踏まえ、実際にBCPを策定する具体的なプロセスを紹介します。BCP策定は中小企業にとって初めて取り組む課題かもしれませんが、適切な手順を踏むことで実現可能な計画を作成できます。
1. BCP策定の準備
1 チームの編成
BCP策定の第一歩は、プロジェクトチームの編成です。中小企業の場合、限られた人数で運営していることが多いため、以下の点を考慮してメンバーを選びます。
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経営者：全体を統括し、意思決定を行う。
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現場担当者：日常業務の知識を活かして具体的なリスクを洗い出す。
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IT担当者（可能であれば）：データ保護や通信手段に関する計画を作成。
2 スコープの設定
計画を作成するにあたり、事業全体を対象とするのか、特定の部門や業務に限定するのかを決定します。
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全社的な計画：経営全般に関わるリスクを網羅。
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部門別計画：特定の業務（販売、製造など）に焦点を当てた詳細な計画。
スコープを明確にすることで、必要な情報やリソースを整理しやすくなります。
2. 優先業務の特定
1 重要業務の洗い出し
事業を継続する上で欠かせない重要業務を特定します。このプロセスには、以下の手順が含まれます。
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業務リストの作成：事業全体で行っている主要な業務をリストアップ。
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優先度の評価：各業務の重要性を評価（売上への影響、顧客への影響など）。
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最低限必要な業務の選定：短期的な目標として継続が必須の業務を特定。
2 目標復旧時間の設定
各業務について、復旧に必要な時間（RTO：目標復旧時間）を設定します。たとえば、以下のように業務を分類します。
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最優先業務：48時間以内に復旧する必要がある業務。
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中優先業務：1週間以内に復旧する業務。
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低優先業務：1カ月以内に復旧が可能な業務。
3. 具体的な対応策の策定
1 リソースの確認
BCPを実行するためには、必要なリソースを事前に確保する必要があります。
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人的リソース：緊急時に対応可能な従業員。
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物的リソース：代替施設、機器、備品。
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情報リソース：重要データ、連絡先リスト、マニュアル。
.2 対応策の作成
優先業務を継続するための具体的な対応策を作成します。
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代替手段の準備：主要な設備やシステムが使えなくなった場合のバックアップ手段。
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緊急時の連絡網：迅速な情報共有を可能にするための連絡体制。
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顧客対応計画：顧客への通知や代替サービスの提供手段。
3 パートナーとの協力
取引先や外部業者との連携計画も重要です。以下を確認しておきます。
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代替供給ルートの確保。
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共同でリスク対応を行う計画の共有。
4. テンプレートの活用
1 BCPテンプレートのメリット
初めてBCPを策定する場合、テンプレートを活用することで効率的に計画を進めることができます。
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必要項目が網羅されている。
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初心者でも理解しやすい形式。
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記入例があることで具体的なイメージが湧きやすい。
2 テンプレートの内容
以下は、一般的なBCPテンプレートの構成例です。
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目的とスコープの記載。
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重要業務と目標復旧時間の一覧。
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リソースと代替手段の詳細。
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緊急時対応フロー（チェックリスト形式）。
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連絡先リスト（従業員、取引先、顧客など）。
5. 実践例：BCP策定成功事例
小規模店舗の例
ある小規模な飲食店では、BCP策定後に地震で店舗が被害を受けた際、迅速に対応できた成功例があります。
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対応策：事前に契約していた代替店舗を利用して営業を継続。
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顧客対応：メールとSNSを活用して常連客に状況を連絡。
2 製造業の例
中規模の製造業では、サプライチェーンの寸断リスクに対応するためのBCPを策定しました。
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対応策：複数の仕入れ先を確保し、供給停止リスクを分散。
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結果：物流の混乱時にも生産を継続できた。
6. まとめ
本記事では、BCP策定の具体的なプロセスについて詳しく解説しました。特に、計画の準備段階から優先業務の特定、具体的な対応策の策定、テンプレートの活用に至るまで、初めて取り組む方でも理解しやすい内容を目指しました。
重要なのは、事業の特性やリソースを十分に考慮した実現可能な計画を作成し、それを従業員や取引先などの関係者全員に周知徹底することです。さらに、計画を策定するだけでなく、定期的な見直しや実践的な訓練を通じて、計画が実効性を持つように維持管理することも欠かせません。
次回の記事では、緊急時の対応マニュアルと従業員訓練の重要性について詳しく掘り下げます。緊急事態に迅速かつ的確に対応できる体制を構築するための具体的な手順を学び、実行可能なBCPを運用に移すための準備を一緒に進めましょう。この取り組みが、事業の持続可能性を支える大きな力となるはずです。
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